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Aide et outils

Créez facilement un événement !

Assemblée générale, conseil d’administration, réunion, atelier… dans une association, on organise beaucoup d’événements. Des outils numériques existent pour aider à les organiser, parmi lesquels Google+ et Google Drive. Lequel choisir ?

 

La découverte des outils

Google + 

Google+ est le réseau social de Google.  Parmi ses dizaines de fonctionnalités, un créateur d’événements.
Prérequis : un email Google valide, soit un gmail, soit un email Google avec le nom de domaine de votre entreprise (voir Google Apps)
Fonctionnement : même principe que les événements Facebook. L’organisateur indique le lieu, la date et l’heure, donne un titre à son événement et l’illustre avec une « couverture » de son choix (Google en propose mais elle est personnalisable). Il peut envoyer les invitations par mail, ou par ses « cercles » Google+.

Le + : des options utiles comme « masquer la liste des invités », indiquer une URL, une vidéo youtube, un outil de billetterie. On peut proposer à ses invités d’inviter d’autres personnes.
Le - : l’aspect graphique du mail reçu par les invités, très sommaire et peu esthétique. 


Google drive 

Google drive est l’espace cloud de Google. Connu pour le stockage et le partage de documents, il gère aussi des formulaires en ligne adapté à l’organisation d’événements.
Prérequis : un email Google valide, soit un gmail, soit un email Google avec le nom de domaine de votre entreprise (voir Google Apps)
Fonctionnement : l’outil est détourné de sa fonction formulaire à l’origine faite pour créer des sondages en ligne. Plus complexes que les événements de Google+, mais avec davantage de fonctionnalités, les formulaires sont personnalisables (design, organisation du contenu…) et comme ils sont liés à un document excel, l’organisateur peut suivre les statistiques des réponses.

Le + : très abouti, permet de créer de jolies invitations et de les gérer.
Le - : nécessite une mini-formation pour la prise en main. 

 

Créer un événement : les étapes

Google+

1. Se connecter à son compte Google+ et choisir « événement dans la colonne de gauche puis « crééer un événement »

2. Personnaliser l’illustration et renseigner les champs (les facultatifs se trouvent dans les options)

3. Insérer les contacts de vos invités

 

Google drive

1. Rendez-vous dans votre Drive et créez un formulaire

2. Composez votre formulaire.
En insérant une image, vous personnalisez votre invitation.
En cliquant sur « ajouter des éléments » avec des champs « texte », vous permettez à vos invités de remplir leur invitation avec leurs infos personnelles (nom, prénom, nombre de personnes…).

3. Vous accédez à la liste des répondants via le document excel lié à ce formulaire via l’onglet « Réponses ».

 

Résultats
Les deux outils « font le job » de façon tout à fait honorable.

On choisira Google + pour sa simplicité de prise en main et Google drive pour des invitations plus élaborées.

Le plus de Google drive : l’outil de suivi des répondants, utiles pour connaître la quantité de petits fours à prévoir !

 

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